¿QUÉ ES UN DMC (POR ADMEI)?

  • Auditar todas las facturas de los proveedores
  • Negociar las consideraciones financieras por los errores u omisiones de entrega en los productos/servicios
  • Brindar detalles contables de todos los cargos al cliente
  • Capturar y documentar todas las adiciones al programa en el sitio
  • Satisfacer a todas las facturas de los proveedores en el tiempo requerido

 

Una empresa de gestión de destinos te representa a TI, tus metas y objetivos a los proveedores en la región de tu programa. Te beneficias del conocimiento del DMC sobre productos locales, calidad del servicio y confiabilidad. Una DMC puede negociar de tú lado, manteniendo en mente tus intereses y presupuesto.

Un DMC puede aprovechar sus relaciones y su poder de compra para proporcionar la más alta calidad de servicio de una manera rentable.

Aquí algunos beneficios de trabajar con un DMC:

  • Un contacto y pago para mantener todos los detalles simples para ti.
  • Conocimiento de los mejores lugares locales, servicios de catering, decoración, transporte y otros servicios para eventos.
  • Relaciones continuas con los proveedores para obtener la mejor calidad, servicio y negociaciones.
  • Ideas creativas para eventos especiales, trabajo en equipo y situaciones de reto.
  • Acceso y experiencia con los nuevos y exclusivos locales y restaurantes.

Una empresa de servicios profesionales con amplio conocimiento, experiencia y recursos locales, especializada en diseñar y ejecutar eventos, actividades, tours, transporte y logística de programas.

 

 

 

  • Planear y manejar elementos logísticos de movimientos de grupos, incluyendo seguridad, tiempo, requerimientos, servicios y consideraciones financieras.
  • Crear, comunicar y manejar líneas de tiempo para eventos/actividades y la ejecución exitosa de los elementos del programa.
  • Planear, manejar y ejecutar la llegada de grupos y sus manifiestos de salida para niveles máximos de servicio y consideraciones financieras; administrar de manera proactiva los cambios de llegada / salida, cancelaciones y adiciones agregando la cancelación de los recursos de transporte y personal.
  • Supervisar y administrar el consumo del alcohol, manejar de manera proactiva las medidas de seguridad para su consumo.
  • Crear rutas para todo transporte que asegure el movimiento efectivo y direcciones precisas; investigar calles que propensas a cerrar, construcciones, evento de eventos conflictivos o consideraciones climáticas.
  • Analizar y evaluar sedes/actividades apropiadas para el tamaño de los grupos y su demografía; eliminar opciones ofrecidas previamente; investigar y asegurar sedes/actividades que apoyen las necesidades y deseos del grupo; evaluar “el regreso o inversión” (ROI) cuando es apropiado y aplicable;
  • Tejer mensajes/temas corporativos a los elementos del programa; crear oportunidades para mostrar mensajes corporativos/temas en los eventos/actividades; evaluar e implementar oportunidades de marca corporativa en lugares/actividades/señalización.
  • Seleccionar y recomendar opciones del menú, tamaños de porción, compatibilidad con todas las funciones de alimentación del hotel para descartar redundancias e incompatibilidades.
  • Incorporar logos/colores/comportamientos corporativos a material impreso, señalización y elementos de decoración que creen oportunidades de mostrar extensiones de mensajes corporativos y cultura; apoyar los desafíos y oportunidades de negocios corporativos.
  • Implementar actividades que cumplan nuestras metas (trabajo en equipo, romper el hielo, oportunidades sociales, relajación y recompensas).
  • Evaluar y seleccionar opciones de entretenimiento apropiadas para el grupo y clientes meta; manejar contratos de entretenimiento y requisitos del pasajero.
  • Mostrar elementos únicos del destino de la reunión; crear oportunidades exclusivas no disponibles para el público general.
  • Proteger la confidencialidad del cliente , investigar posibles conflictos corporativos, reuniones de competidores y nivel de seguridad.
  • Asegurar que todos los elementos del programa cumplan con los niveles de servicio que el cliente desea; anticipar elementos que aseguren al evento de cumplir con la seguridad y comodidad de los invitados.
  • Administrar el nivel de servicio de los proveedores utilizados para el programa; comunicar efectivamente a todos los vendedores el tiempo y la entrega de los servicios contratados; garantizar que los proveedores estén informados y capacitados en la prestación de servicios.
  • Seleccionar y administrar al personal que apoya en la entrega de los servicios.
  • Planear y manejar la carga y descarga de todos los elementos del programa, incluidas las necesidades de alquileres, flores, decoración y entretenimiento.
  • Brindar retroalimentación precisa sobre las opciones de programas.
  • Llevar a cabo a la diligencia debida en todas las opciones de proveedores y asegurar que haya una licencia comercial adecuada, los requisitos de seguro deseables, la capacitación de seguridad, el código de vestimenta y los procesos de capacitación del personal.
  • Negociar los costos y componentes de los servicios de proveedores; administrar el tiempo y la entrega de los servicios.
  • Administrar los requerimientos financieros del proveedor, para asegurar la entrega de los productos/servicios incluyendo los depósitos y pagos finales de facturas.
  • Auditar todas las facturas de los proveedores para asegurar la exactitud e integridad.

Accounting

  • Audit all vendor invoices
  • Negotiate financial considerations for all errors and omissions on the delivery of products/services
  • Provide detailed accounting of all charges to client
  • Capture and document all program additions on-site
  • Satisfy all vendor billings in required timeframes

Benefits

A Destination Management Company represents YOU, your goals and objectives to the vendors in the region where you are holding your program. You benefit from the DMC’s knowledge of local products, service quality and reliability. A DMC will negotiate on your behalf, always keeping your best interest and budget in mind.

A DMC can leverage its relationships and purchasing power to provide the highest quality of service in a cost-effective manner.

Here are some of the benefits of working with a DMC.

  • One contact and payment to keep all the details in line and simple for you.
  • Knowledge of the finest local venues, caterers, décor, transportation and other event services.
  • On-going relationships with vendors to obtain the best quality, service and negotiations.
  • Creative ideas for special events, teambuilding and those challenging situations.
  • Access to and experience with the new, exclusive and unique venues and restaurants.

In Brief

A professional services company possessing extensive local knowledge, expertise and resources, specializing in the design and implementation of events, activities, tours, transportation and program logistics.

Logistics Management

  • Plan and manage logistical elements of all group movements including safety concerns, timing requirements, service level, and financial consideration
  • Create, communicate and manage timelines for all events/activities and the successful execution of program elements
  • Plan, manage, and execute group arrival and departure manifests for maximum service levels and financial considerations; proactively manage arrival/departure changes, cancellations, and additions by adding canceling transportation and staff resources
  • Oversee and manage all consumption of alcohol; proactively manage the safety concerns with alcohol consumption
  • Create routings for all transportation moves to ensure efficient and accurate directions; investigate potential street closings, construction sites, conflicting event permits or weather considerations

Program Design

  • Analyze and evaluate appropriate venues/activities suited to match the demographics and size of the group; eliminate options previously offered; research and secure venues/activities that support group needs & desires; evaluate “return on investment” (ROI) when appropriate and applicable;
  • Weave corporate messages/themes into program elements; create opportunities to showcase corporate message/theme into events/activities; evaluate and implement corporate branding opportunities into venues/activities/signage.
  • Select and recommend menu options, portion sizes, etc. compatible with all hotel food functions to eliminate redundancies and incompatibilities.
  • Incorporate corporate logos/colors/behaviors into printed materials, signage and decor elements; create opportunities to showcase extensions of corporate message and culture; support corporate business challenges and opportunities;
  • Implement activities consistent withmeeting goals (i.e. teambuilding, ice breaking, social opportunities, relaxing, and reward opportunities).
  • Evaluate and select entertainment options appropriate for group and client objectives; manage entertainment contracts and rider requirements.
  • Showcase unique elements of meeting destination; create exclusive opportunities unavailable to general publicand unknown by client.
  • Protect client confidentiality; investigate possible corporate conflicts, competitor meetings, and security level.

Service Level

  • Ensure all elements of program meet desirable customer service levels; anticipate elements of events to ensure comfort and safety of all guests.
  • Manage the service level of all suppliers utilized for program requirements; effectively communicate to all vendors the timing and delivery of contracted services; ensure vendors are knowledgeable and trained on the delivery of services required.
  • Select and manage staff to support the delivery of all services.
  • Plan and manage load-in and load-out of all program elements including rentals, floral, decor and entertainment needs.
  • Provide accurate feedback to clients on program choices.

Supplier Management

  • Conduct due diligence on all vendor options to insure appropriate business licensing, desirable insurance requirements, safety training, dress code and training procedures of personnel.
  • Negotiate costs and components of vendors services; manage the timing and delivery of all services.
  • Manage financial requirements of vendor to ensure delivery of products/services including advanced deposits and final payment of invoices.
  • Audit all vendor invoices to ensure accuracy and completeness